Notificações e lembretes automáticos ao paciente

Como ligar a confirmação de agendamento, escolher a antecedência do lembrete e enviar pré-consulta e anamnese sozinho — e por que o e-mail às vezes não sai.

Quem atende sozinha manda a mesma mensagem várias vezes por semana: confirmando horário, lembrando da consulta de amanhã, pedindo a anamnese que ninguém respondeu. Esta tela existe para tirar essas quatro mensagens da sua mão.

São quatro e-mails automáticos, todos enviados em seu nome para o paciente, mais uma quinta coisa que aparece aqui só para ser explicada: os checkpoints de acompanhamento.

Os quatro envios, em uma tabela

Envio	Quando sai	Padrão de fábrica
Confirmação de agendamento	Ao marcar a consulta	Ligado
Lembrete de consulta	12, 24 ou 48h antes	Ligado, 24h
Formulário de pré-consulta	Ao marcar a consulta	Desligado
Formulário de anamnese	2 dias antes	Desligado

Se você nunca abriu esta tela, seus pacientes já estão recebendo confirmação e lembrete com 24 horas de antecedência. Os dois formulários é que precisam ser ligados por você.

Confirmação e lembrete

Na seção Consultas, com a descrição Confirmação e lembrete enviados por e-mail ao paciente, ficam os dois primeiros interruptores.

Confirmação de agendamento sai no momento em que a consulta é marcada. Vale tanto para a consulta que você cria na Agenda quanto para o agendamento que chegou pelo link público — com uma diferença importante nesse segundo caso.

Lembrete de consulta tem a explicação Enviado automaticamente antes do horário da consulta. Com ele ligado, aparece logo abaixo a lista Antecedência do lembrete, com 12 horas antes, 24 horas antes e 48 horas antes.

Não existe resposta única sobre qual escolher, mas há uma lógica: 24 horas é o padrão porque dá tempo de o paciente avisar que não vem e de você oferecer o horário a outra pessoa. 48 horas funciona melhor para quem vem de longe ou precisa remarcar compromisso de trabalho. 12 horas funciona como lembrete de véspera à noite, e serve mais para reduzir esquecimento do que para liberar horário. Se o seu problema é buraco na agenda, reduzir faltas começa por dar tempo de reação a quem vai faltar.

Ao desligar o lembrete, a lista de antecedência some da tela — mas o valor escolhido continua guardado e volta quando você religa.

Pré-consulta e anamnese: o mesmo interruptor, momentos diferentes

As duas seções seguintes têm o mesmo desenho: um interruptor Enviar automaticamente e, quando ele está ligado, uma lista Formulário que começa em Selecione um formulário....

A diferença está no cabeçalho de cada seção, e é toda a diferença:

Formulário de pré-consulta — Enviado automaticamente no momento em que a consulta é marcada.
Formulário de anamnese — Enviado 2 dias antes da consulta; reenviado 1 dia antes se não for respondido.

Ou seja: a pré-consulta chega junto com a confirmação, quando o paciente ainda está com a consulta fresca na cabeça. A anamnese chega na antevéspera, mais perto do atendimento, e ganha uma segunda chance no dia seguinte se ninguém responder.

O envio de anamnese tem ainda uma regra que evita constrangimento, escrita abaixo do interruptor: Não enviamos para pacientes que já responderam esta anamnese. Paciente antigo que volta não recebe o mesmo questionário de novo.

Quando a lista de formulários está vazia

As duas listas mostram apenas formulários com status ativo e do tipo correspondente. Formulário em rascunho, desativado ou de outro tipo não aparece.

Quando não existe nenhum, a tela mostra Nenhum formulário de pré-consulta ativo. ou Nenhum formulário de anamnese ativo., seguido do link Criar formulário. Ele leva direto para a criação — monte o formulário, deixe-o ativo, volte aqui, selecione e salve.

Vale um cuidado de manutenção: se você desativar ou apagar um formulário que já estava selecionado nesta tela, ele some da lista. Nesse caso é preciso escolher outro e salvar de novo.

Checkpoints: a seção que só explica

A última seção, Checkpoints de acompanhamento, não tem interruptor nenhum. Ela existe para explicar uma cadência que é configurada em outro lugar, e o botão Gerenciar Checkpoints apenas leva para a tela dedicada.

A regra, inteira:

A frequência — semanal ou quinzenal — vem do próprio formulário de checkpoint. Não há ajuste por paciente aqui.
A cadência começa depois que a consulta é concluída e o cardápio é entregue, contando a partir da data dessa consulta.
O envio cai sempre numa sexta-feira, às 08h: semanal toda sexta, quinzenal na sexta mais próxima de 15 dias.
Os envios só acontecem enquanto o plano (a venda) do paciente estiver ativo.

Essas quatro linhas explicam praticamente todo caso de “meu paciente parou de receber”: ou a venda dele acabou, ou a consulta não foi concluída, ou o cardápio não foi entregue. Os detalhes de como programar estão no artigo sobre agendar checkpoints.

Duas limitações que você precisa saber

Tudo aqui é e-mail. Não há envio por WhatsApp nem por SMS nesta tela. Paciente sem e-mail cadastrado, ou com e-mail digitado errado, não recebe nada — e nenhuma tela avisa que a mensagem não chegou. Se você depende dos automáticos, o e-mail deixa de ser campo opcional na hora de cadastrar o paciente.

Nada é salvo sozinho. Mexer nos interruptores não grava nada: as alterações só valem depois do clique em Salvar alterações, no rodapé, que vira Salvando... durante o envio. Quando dá certo aparece Perfil atualizado com sucesso! — a confirmação fala em perfil porque as notificações ficam guardadas junto com ele. Se falhar, aparece Erro ao atualizar perfil.

O ajuste que costuma valer mais

Se você for mexer em uma coisa só, mexa no formulário de anamnese. Consulta em que a anamnese chegou respondida na antevéspera começa em outro ponto: você entra na sala já sabendo o histórico, e os primeiros vinte minutos deixam de ser preenchimento de ficha.

Confirmação e lembrete você provavelmente já tem ligados sem nem saber. A anamnese automática é a que vem desligada de fábrica e é justamente a que devolve tempo de consulta.

Perguntas frequentes

Como faço para o paciente receber a confirmação de agendamento por e-mail?

Abra Configurações › Notificações, ligue o interruptor Confirmação de agendamento na seção Consultas e clique em Salvar alterações. Ele já vem ligado de fábrica. A partir daí, todo paciente recebe um e-mail no momento em que a consulta é marcada — seja por você na Agenda, seja quando você aprova um agendamento que chegou pela página pública.

Como mudo a antecedência do lembrete de consulta?

Com o interruptor Lembrete de consulta ligado, aparece a lista Antecedência do lembrete com três opções: 12 horas antes, 24 horas antes e 48 horas antes. O padrão é 24 horas. Escolha a que você quiser e clique em Salvar alterações. Se você desligar o lembrete, a lista some da tela, mas o valor escolhido continua guardado e volta quando você religar.

Qual a diferença entre o formulário de pré-consulta e o de anamnese no envio automático?

O momento do envio. O de pré-consulta sai no instante em que a consulta é marcada, junto com a confirmação. O de anamnese sai 2 dias antes da consulta e é reenviado 1 dia antes se o paciente não tiver respondido. Cada seção tem seu próprio interruptor e sua própria lista, e cada lista mostra apenas formulários ativos do tipo correspondente.

Por que não consigo salvar? Aparece uma mensagem pedindo para selecionar o formulário.

Porque um dos interruptores Enviar automaticamente está ligado sem formulário escolhido. O sistema bloqueia o salvamento com o aviso pedindo para selecionar o formulário de pré-consulta ou o de anamnese. Duas saídas: escolha um formulário na lista daquela seção, ou desligue o interruptor. Depois clique em Salvar alterações de novo.

Por que meu formulário não aparece na lista para escolher?

As listas mostram apenas formulários com status ativo e do tipo correspondente à seção — pré-consulta numa, anamnese na outra. Formulário em rascunho, desativado ou de outro tipo não aparece. Quando não há nenhum, a tela mostra o aviso de que não existe formulário ativo daquele tipo, com o link Criar formulário para você montar um na hora.

O paciente recebe a anamnese de novo se já tiver respondido?

Não. O envio automático de anamnese pula pacientes que já responderam aquela mesma anamnese — está escrito na própria tela, abaixo do interruptor. O reenvio 1 dia antes da consulta também só acontece para quem não respondeu. Se você quiser uma anamnese nova de um paciente antigo, o caminho é enviar manualmente pela tela de Formulários.

Quando exatamente o checkpoint é enviado para o paciente?

Sempre numa sexta-feira, às 08h. A cadência começa depois que a consulta é concluída e o cardápio é entregue, contando a partir da data dessa consulta. Na frequência semanal, sai toda sexta; na quinzenal, na sexta mais próxima de 15 dias. Os envios só acontecem enquanto o plano (a venda) daquele paciente estiver ativo.

Por que meu paciente parou de receber os checkpoints?

A causa mais comum é o plano dele ter acabado: os checkpoints só são disparados enquanto a venda do paciente estiver ativa. As outras duas possibilidades são a consulta não ter sido concluída e o cardápio não ter sido entregue — a cadência só começa depois desses dois eventos. Vale conferir também se o e-mail cadastrado está correto.

Preciso do plano Pro para usar os envios automáticos?

Não. Nada nesta tela é bloqueado por plano: confirmação, lembrete, pré-consulta, anamnese e checkpoints valem igual no Free e no Pro. O que muda entre os planos são outros limites do sistema, como a quantidade de pacientes ativos. Se um e-mail não está saindo, o motivo está na configuração ou no cadastro do paciente, não no seu plano.

Como desligo todos os e-mails automáticos do SimpleNutri?

Abra Configurações › Notificações e desligue os quatro interruptores: Confirmação de agendamento, Lembrete de consulta e os dois Enviar automaticamente, o da pré-consulta e o da anamnese. Clique em Salvar alterações. Os checkpoints não têm interruptor nesta tela — eles dependem do formulário de checkpoint e do plano ativo do paciente.

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