Sair do Dietbox sem perder histórico: o que vem, o que não vem e em que ordem fazer

Ninguém adia trocar de software por causa do preço. Adia por causa de uma frase específica: “e o histórico dos meus pacientes?”.

É um medo bem colocado. Cadastro se redigita numa tarde ruim. Dois anos de peso, dobra cutânea, anamnese e evolução de plano alimentar, não. Esse é o material que sustenta a próxima consulta, e é o único que não dá para reconstruir de memória.

A boa notícia é que o problema tem forma conhecida: sempre a mesma parte sai fácil e sempre a mesma parte emperra. Sabendo qual é qual, a migração vira uma sequência de etapas com hora marcada.

O que costuma sair fácil e o que costuma emperrar

Cadastro básico atravessa bem. Nome, telefone, e-mail, data de nascimento, CPF: são campos que existem em qualquer sistema, com o mesmo significado em todos.

Histórico clínico é outra história, e o motivo é estrutural. Não existe formato padrão de prontuário de nutrição no Brasil. Cada sistema decide como guarda uma avaliação antropométrica — quais dobras, em qual protocolo, com qual unidade —, como organiza uma anamnese e como representa um plano alimentar com refeições, alimentos, quantidades e equivalências. Levar isso de um lugar para outro exige alguém traduzir a estrutura de origem para a estrutura de destino, item por item.

O que costuma vir	O que costuma ficar
Cadastro e contato	Fotos e anexos
Datas de consulta	Formatação de textos longos
Medidas numéricas	Campos personalizados sem equivalente

Repare no padrão: o que é número ou data costuma atravessar; o que é arquivo ou texto livre muito específico é o que se perde. Não é má vontade de ninguém — é que arquivo não tem para onde ir se o destino não tiver um campo com a mesma função.

Antes de qualquer botão: quem responde pelos dados é você

Duas coisas precisam estar claras antes de começar, e as duas mudam a forma de conduzir a migração.

Portabilidade é direito do titular. A LGPD prevê que a pessoa possa obter os seus dados e transferi-los, e cada serviço descreve nos próprios termos de uso e política de privacidade o que entrega e em qual formato. Esses dois documentos são a fonte — leia os do sistema que você está deixando antes de clicar em cancelar qualquer coisa.

Quem responde pelos dados dos pacientes é quem atende. Pela divisão da LGPD, o profissional é o controlador e o sistema é o operador, que trata os dados conforme as instruções dele. Isso significa que a responsabilidade por manter o histórico recuperável durante e depois da troca é sua, não da ferramenta. O artigo sobre segurança, LGPD e os dados dos seus pacientes detalha essa divisão.

Sobre guarda de prontuário — por quanto tempo manter, em que formato, o que precisa constar —, a regra vem do conselho profissional, não do software. Se a sua migração envolve descartar registro antigo, pergunte ao seu CRN antes, e não depois.

A ordem que reduz risco

A lógica da sequência é uma só: cada etapa deixa você numa posição em que dá para voltar. Se o passo 3 falhar, você ainda tem os arquivos do passo 1. Se você inverter e mover o dia a dia primeiro, uma falha na importação te pega com metade da operação em cada lado.

O que a importação do SimpleNutri traz — e o que ela não traz

A migração do Dietbox tem duas metades, e a primeira acontece fora do SimpleNutri. Uma extensão do Chrome chamada SimpleNutri Importador roda no seu navegador usando a sessão que você já tem aberta no Dietbox — ela nunca pede a sua senha — e produz um arquivo, o dietbox-export.json. É esse arquivo que você envia em Configurações › Importar dados.

O que vem junto: consultas retroativas, avaliações antropométricas, avaliações de gasto energético, anamneses e planos alimentares, com os alimentos dos cardápios vinculados à base do SimpleNutri. O relatório final mostra o total de cada categoria.

O que não vem está escrito na própria tela: fotos de evolução não são importadas nesta versão. Se registro fotográfico faz parte do seu acompanhamento, ele precisa entrar no passo 1 da lista acima, baixado à mão, antes de qualquer coisa.

Três detalhes que evitam sustos, todos explicados no passo a passo da importação:

• Duplicidade não acontece. Cada paciente chega à tela de conferência com uma etiqueta — Novo, Já cadastrado (CPF), Já cadastrado (e-mail) ou Já importado. Nas duas do meio, o histórico é anexado ao cadastro que já existe; na última, a seleção fica bloqueada.
• Dá para importar em partes. Desmarque quem não vai agora e reenvie o mesmo arquivo depois.
• Os alimentos merecem revisão. Os itens dos cardápios são vinculados primeiro por nome idêntico, depois por semelhança validada pelos macronutrientes e, quando não há equivalente, um alimento personalizado é criado. O bloco de vinculados por similaridade existe justamente porque essa camada do meio envolve palpite.

Alguma coisa vai ficar para trás. Decida o quê antes

Esta é a parte que separa migração de dor de cabeça, e ela é uma decisão sua, não do software.

Liste o que existe hoje no sistema antigo e classifique em três grupos. Indispensável: o que você abriria numa consulta de retorno da semana que vem. Bom ter: o que você consulta uma ou duas vezes por ano. Arquivo morto: o que só existe porque nunca foi apagado.

O grupo indispensável precisa estar na ferramenta nova, conferido paciente por paciente. O bom ter pode viver como PDF numa pasta — não é elegante, é recuperável, e é infinitamente melhor que não existir. O arquivo morto não migra.

Fotos e anexos quase sempre caem no segundo grupo, e é exatamente ali que a exportação manual do passo 1 resolve o problema. Uma pasta por paciente, com as fotos e os PDFs baixados, cobre o caso raro em que alguém volta depois de dois anos.

Um ciclo de acompanhamento com as duas abertas

Não cancele o sistema antigo no dia em que a importação terminar. Mantenha o acesso por um ciclo completo de acompanhamento — de 30 a 60 dias na maioria dos consultórios.

O motivo é prático: buraco de migração não aparece na conferência, aparece na consulta. Você abre a ficha para ver a evolução de dobras, procura a medida de março e ela não está lá. Com o acesso antigo vivo, isso é um incômodo de dois minutos. Sem ele, é um dado perdido.

Use esse período com um critério simples: toda vez que precisar recorrer à ferramenta antiga, anote o que faltou. No fim do ciclo, essa lista responde se dá para cancelar ou se ainda falta trazer alguma coisa. Se ela estiver vazia por duas semanas seguidas, pode cancelar.

A conferência que fecha a migração

Não confira tudo — confira três pacientes bem escolhidos. Um com histórico longo, para ver se as consultas antigas vieram na ordem certa. Um com cardápio complexo, para checar se os alimentos vinculados por similaridade fazem sentido clínico. E um que já existia na base nova, para confirmar que o histórico foi anexado ao cadastro certo e não gerou um segundo.

Se esses três estiverem corretos, o resto está. E se algum deles não estiver, você descobriu no dia em que ainda tem as duas ferramentas abertas e os arquivos do passo 1 guardados — que é exatamente o ponto de fazer nessa ordem.