Por quanto tempo guardar o prontuário do paciente (e o que fazer com o de quem sumiu)

Chega uma hora em que a lista de pacientes tem mais gente que sumiu do que gente em acompanhamento. A pergunta prática aparece disfarçada: “posso apagar esses cadastros antigos?” — quando o que se quer, de verdade, é espaço para cadastrar alguém novo.

As duas perguntas têm a mesma resposta, e ela não é sobre software. Prontuário tem guarda obrigatória, o prazo não é decisão sua, e apagar é a única ação do sistema que não tem volta.

Quem decide o prazo, e por que este texto não vai cravar o número

O prazo mínimo de guarda de prontuário vem de norma profissional — resolução do conselho —, somada ao que a legislação de arquivo e a LGPD dizem sobre dado de saúde. Não é política interna do consultório nem preferência de quem atende.

Este texto não vai te dar um número, e o motivo é chato mas honesto: resoluções são revistas e substituídas, e a distância entre a versão antiga e a vigente é exatamente o tipo de detalhe que faz alguém descartar cedo demais. Um número errado aqui vira prontuário destruído aí.

A conferência leva dez minutos e vale para os próximos anos:

1. Procure a norma vigente sobre prontuário do nutricionista no site do CFN.
2. Confirme com o seu CRN regional. É a instância que responde por dúvida de conduta documental, e uma resposta por escrito vale mais do que qualquer artigo.
3. Anote a data em que você conferiu e reconfira uma vez por ano.

Duas leituras costumam valer independentemente do número. A primeira: o prazo tende a contar a partir do último registro do paciente, não da data do cadastro — o que muda bastante a conta de quem acompanhou a mesma pessoa por três anos. A segunda: o prazo vale para o prontuário inteiro, não só para a ficha cadastral. Anamnese, evolução, avaliações antropométricas e planos entregues fazem parte do mesmo documento.

Arquivar, excluir e cancelar a assinatura são três coisas diferentes

Essas três ações são confundidas todo dia, e só uma delas é reversível.

Ação	O que acontece com o prontuário
Arquivar (Inativo)	Fica inteiro, fora da lista de ativos
Excluir	Sai das listas do app, sem desfazer
Cancelar a assinatura	30 dias para exportar, depois nada

Arquivar é uma mudança de situação. Você abre a ficha do paciente, clica em Editar, troca o campo Status de Ativo para Inativo e clica em Salvar Alterações. O cadastro continua lá com todo o histórico, aparece quando você usa o filtro Inativos e some da contagem de pacientes ativos. Para trazer alguém de volta, o caminho é o mesmo ao contrário.

Excluir é outra categoria de decisão. A lixeira do cartão abre o modal Confirmar exclusão com o aviso Esta ação não pode ser desfeita. — e é literal: pela interface do SimpleNutri não existe lixeira, arquivo morto nem restauração. O uso legítimo desse botão é cadastro duplicado e cadastro criado por engano. Para todo o resto, Inativo resolve melhor, como está detalhado em gerenciar a lista de pacientes.

Cancelar a assinatura não apaga nada na hora, mas liga um cronômetro. Falo dele mais adiante.

Onde o prontuário mora de fato

Vale saber, porque na hora em que alguém pede o documento você não quer descobrir isso às pressas.

A ficha do paciente tem cinco abas: Visão Geral, Consultas, Avaliações, Cardápios e Checkpoints. É o mais perto de um prontuário reunido que o sistema mostra numa tela só. Há um detalhe que engana: as abas de histórico exibem os 10 registros mais recentes de cada tipo. Um paciente com dezoito consultas não mostra as dezoito ali.

O quadro completo de atendimentos sai de outra tela. Em Consultas, no menu lateral, a lista abre já filtrada — o campo De vem com a data de hoje e o Até com o último dia do mês. Consulta antiga não aparece até você limpar o De ou colocar uma data bem anterior. Esse filtro é aplicado pelo servidor, então mexer nele busca de verdade, e não apenas revela o que estava carregado. O passo a passo está em como encontrar uma consulta antiga.

O paciente que sumiu continua sendo prontuário

Sumiço não encerra nada. Quem parou de aparecer tem prontuário com o mesmo prazo de guarda de quem recebeu alta, e é justamente essa pessoa que reaparece dois anos depois pedindo o histórico para levar a outro profissional.

O que muda é o que você escreve antes de arquivar. Um cadastro que some da lista ativa sem nenhuma linha de fechamento vira, meses depois, um nome que você não lembra por que parou de atender. Registre o mínimo: data do último contato, o que foi tentado e por qual canal, e se houve resposta. O campo Observações do cadastro (o mesmo que aparece na ficha como Observações internas, em faixa cinza, e que o paciente nunca vê) serve para isso quando não há uma consulta nova para anotar.

Antes de dar o caso por encerrado, vale separar as situações: alta, pausa e abandono pedem registros diferentes, e tratar os três como “sumiu” empobrece o prontuário exatamente no ponto em que ele precisaria ser claro.

Apagar para caber no limite do plano é a pior solução possível

Este é o erro que motiva a maioria das exclusões, e ele se desfaz com uma linha: o limite de 10 pacientes do plano Free conta apenas os ativos. Quem está como Inativo não entra na conta.

Ou seja, nunca é necessário destruir prontuário para abrir vaga. Arquivar já libera espaço, e libera preservando o histórico. Quando o botão Novo Paciente fica desabilitado, a faixa na tela avisa o motivo e oferece Upgrade para Pro; as duas saídas honestas são arquivar quem realmente não está em acompanhamento ou assinar o plano pago.

Trocar de sistema ou cancelar: o cronômetro que corre por fora

Sua obrigação de guarda não acaba quando a assinatura acaba. Pela Política de Privacidade do SimpleNutri, os dados continuam acessíveis e exportáveis por 30 dias contados do cancelamento; depois disso são excluídos dos sistemas ativos e dos backups, respeitado o tempo técnico de propagação.

Trinta dias parece bastante e não é, por dois motivos. Primeiro porque quase ninguém descobre no dia 1 — descobre no dia 26. Segundo porque a exportação disponível é parcial: saem em PDF o relatório de checkpoints, o plano alimentar e a guia de exames, e não existe um botão que gere a ficha inteira com dados cadastrais, histórico de consultas e avaliações antropométricas num arquivo só. O que não tem botão sai por impressão de tela ou captura, um paciente por vez.

A consequência prática é uma regra de ordem: se cancelar está no seu horizonte, exporte antes de cancelar, não depois. Os detalhes de responsabilidade, retenção e pedidos de acesso estão em segurança, LGPD e os dados dos seus pacientes.

Uma rotina de dez minutos por trimestre

Guarda de prontuário não vira problema por descuido grande. Vira por acúmulo de decisões pequenas tomadas com pressa — o cadastro apagado numa terça para caber mais um, a lista que ninguém revisa.

E uma regra que dispensa consulta a qualquer norma: enquanto existir dúvida sobre o prazo, não se apaga. O custo de guardar um cadastro a mais é zero. O custo de não ter o documento quando ele é pedido é o único que você não consegue pagar depois.